2018
Forretningsorden for
Virksund Sejlklubs bestyrelse
1. Konstituerende bestyrelsesmøde
Jf. vedtægterne træder bestyrelsen sammen senest 14 dage efter generalforsamlingen. Her drøftes konstituering og arbejdsfordeling af funktionsområder i bestyrelsen.
2. Øvrige bestyrelsesmøder
2.1. Bestyrelsesmøderne søges så vidt muligt tilrettelagt for et år af gangen, således at klubbens daglige ledelse og repræsentation kan varetages. Bestyrelsen holder endvidere møde på ad hoc basis, når formanden skønner det nødvendigt.
2.2. Når medlemmer af bestyrelsen ønsker det eller på begæring af revisor, er formanden pligtig til at indkalde til møde.
3. Dagsorden
3.1. Der indkaldes til bestyrelsesmøder senest syv dage før hvert møde med angivelse af tid og sted. Møderne afholdes normalt i sejlklubbens lokaler.
3.2. Materiale til behandling skal være formanden i hænde senest fem dage før bestyrelsesmøde.
3.3. Til møderne udsendes en dagsorden mindst tre dage før mødet.
Som faste punkter optages:
1. Godkendelse af referat fra forrige møde.
2. Godkendelse af dagsorden for det aktuelle møde er åben for tilføjelser.
3. Information fra formanden.
4. Orientering om økonomisk status.
5. Bordet rundt. Information fra øvrige bestyrelsesmedlemmer.
6. Behandling af indkomne sager og drøftelser.
7. Eventuelt og tidspunkt for næste møde.
4. Beslutningsdygtighed og afstemning
4.1. Formanden eller næstformanden leder møderne.
4.2. Jf. vedtægternes § 12 er bestyrelsen beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af bestyrelsen, hvoriblandt formanden eller næstformanden, er til stede. Bestyrelsen søger principielt at behandle sager og løse opgaver i et samarbejde.
4.3. Såfremt afgørelse skal findes ved afstemning, træffer bestyrelsen sine afgørelser ved simpelt flertal.
4.4. Et bestyrelsesmedlem kan altid forlange skriftlig afstemning i sager, der angår personspørgsmål.
5. Ændringsforslag
Alle bestyrelsesmedlemmer har ret til at stille ændringsforslag på et møde. Disse skal da sættes under behandling og afstemning i den rækkefølge, de fremsættes.
6. Referat
6.1. Referater fra bestyrelsens møder gengives som konklusionsreferater. Bestyrelsen godkender referater via mailkorrespondance.
6.2. Referaterne skal være åbne og synlige. Referater offentliggøres på klubbens hjemmeside senest 14 dage efter mødet i bestyrelsen.
7. Økonomi
7.1. Formand og kasserer kommer med forslag til sejlklubbens budget i december. Forslaget godkendes af bestyrelsen, så det kan fremlægges på klubbens generalforsamling, jf. vedtægternes § 13 og § 14.
7.2. Kassereren opstiller et regnskab med aktiver og passiver. I driftsregnskabet bogføres indtægter og udgifter mv.
7.3. Kassereren skal på alle ordinære bestyrelsesmøder give en orientering om aktuelle bevægelser i regnskabet, og meddele den til rådighed værende kapital. Balance fremlægges i hvert kvartal. Klubbens budget reguleres, såfremt der er behov herfor, således at det fremstår retvisende.
7.4. Formanden gennemgår alle konti i klubben sammen med kassereren som minimum midt på året og sidst på året.
7.5. Aktiviteter, der er forbundet med økonomisk risiko, skal altid være godkendt af bestyrelsen.
7.6. Regnskabet indleveres til revision jf. vedtægternes § 14.
8. Behandling af sager mellem to bestyrelsesmøder
8.1. Alle bestyrelsesmedlemmer kan rundsende sager til behandling og beslutning. Rundsenderen er ansvarlig for at følge, behandle og afslutte sagen, medmindre andet aftales i hvert enkelt tilfælde.
8.2. Bestyrelsen har op til otte dage til at kommentere rundsendte sager. Medlemmer rundsender relevante kommentarer til alle andre i bestyrelsen.
8.3. Efter udløbet af de otte dage opsummeres sagen af den oprindelige rundsender af sagen med de indkomne kommentarer og rundsender det endelige dokument med de indkomne kommentarer, hvormed sagen normalt er afsluttet. Sådanne beslutninger skal efterfølgende altid indgå i punktet “information fra formanden” på et efterfølgende bestyrelsesmøde.
9. Udvalg
9.1. Bestyrelsen fastsætter antallet af udvalg efter aktuelle behov. Normalt indgår to til fire medlemmer i udvalget. Udvalgets medlemmer udpeges af bestyrelsen. Bestyrelsen præsenterer udvalgenes sammensætning på generalforsamlingen.
9.2. Bestyrelsen fastsætter kommissorium for udvalgene og disse opgaver, herunder varighed, økonomiske beføjelser og antal medlemmer i udvalget.
9.3. Bestyrelse og udvalg holder løbende kontakt vedrørende opgaver og aktiviteter. En gang årligt afholdes forventningsafstemning mellem bestyrelse og det enkelte udvalg om udvalgets aktiviteter, opgaver, kommunikation og uddannelse mv.
9.4. Op til den årlige generalforsamling informerer hvert udvalg om det forgangne års aktiviteter, opgaver og uddannelse.
10. Forfald i utide
Såfremt et bestyrelsesmedlem afgår i utide eller får længere tids forfald, supplerer bestyrelsen sig selv frem til førstkommende ordinære generalforsamling og foretager de for arbejdet nødvendige rokeringer.
11. Inhabilitet
Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i bestyrelsens drøftelser eller afstemninger om spørgsmål om aftaler mellem klubben og ham eller hende selv.
12. Repræsentation
12.1. Klubbens formand eller næstformand repræsenterer klubben overfor myndigheder, organisationer samt andre relevante parter.
12.2. Har disse forfald aftales anden repræsentation.
13. Ændring af forretningsorden
Forretningsordenen vurderes hvert år på det indledende møde i bestyrelsen med henblik på eventuelle justeringer. Ændringer i forretningsordenen kan foretages af bestyrelsen til enhver tid, såfremt der er behov herfor og der opnås flertal for det.
